Приложение
                                                                                                    к приказу департамента 
                                                                                                     имущественных  и земельных 
                                                                                                    отношений  Воронежской области
                                                                                                    от _______________  № ________

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ 
ОТНОШЕНИЙ  ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ 
«ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ»

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования

1.1.1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между физическими и юридическими лицами либо их уполномоченными представителями и департаментом имущественных и земельных отношений Воронежской области (далее – департамент), связанные с предоставлением департаментом государственной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.
1.1.2. Настоящий административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» (далее – государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, и определяет стандарт предоставления государственной услуги, правила предоставления государственной услуги, в том числе сроки и последовательность административных действий и административных процедур при предоставлении государственной услуги.

1.2. Описание заявителей

Заявителями могут быть физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, юридические лица, являющиеся (являвшиеся) стороной по соответствующему приказу департамента, договору (соглашению) или другие  юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
 
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

1.3.1. Информация о предоставлении государственной услуги является открытой и предоставляется путем:
1) размещения на Интернет-сайте департамента (www.dizovo.ru);
2) размещения на информационном стенде, расположенном в помещении департамента, около кабинета № 217;
3) использования средств телефонной связи;
4) проведения консультаций работниками департамента.
1.3.2. Сотрудники департамента проводят консультации и дают справки по вопросам предоставления государственной услуги при личном контакте или по телефону, в том числе:
1) о месте нахождения и графике работы департамента;
2) о справочных телефонах и факсе департамента;
3) об адресе официального сайта в сети Интернет, адрес электронной почты;
4) о времени приема и выдачи документов;
5) о порядке получения заявителями информации по вопросам предоставления государственной услуги;
6) о сроках предоставления государственной услуги;
7) о ходе предоставления государственной услуги, в том числе:
- о получении заявления и направлении его на рассмотрение в отдел департамента или иной орган власти;
- о продлении срока рассмотрения заявления;
- о результатах рассмотрения заявления;
8) о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц департамента при предоставлении государственной услуги.
1.3.3. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные обращения заявителей, требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников департамента с заявителями:
1) При ответах на телефонные звонки сотрудники департамента подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок;
2) Если сотрудник, принявший звонок, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он сообщает заявителю телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию;
        3) Сотрудники департамента не вправе осуществлять консультирование заявителей по вопросам, выходящим за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях предоставления государственной услуги и влияющим прямо или косвенно на индивидуальные решения заявителей.
1.3.4. Сведения о местонахождении департамента - полный почтовый адрес, график работы, контактные телефоны, телефоны для справок, электронный адрес,  указаны в приложении № 2 к административному регламенту, Интернет-сайте департамента (www.dizovo.ru).
1.3.5. Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами, на которых размещается следующая информация:
а) номера телефонов и факса, график работы, адрес электронной почты;
б) извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги;
в)  образцы  документов;
г) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги;
д) необходимая оперативная информация о предоставлении государственной услуги.
1.3.6. На Интернет-сайте департамента размещается следующая информация:
а) номера телефонов и факса, график работы, адрес электронной почты;
б) текст утвержденного административного регламента,
в) необходимая оперативная информация о предоставлении государственной услуги.
При изменении информации о предоставлении государственной услуги осуществляется ее периодическое обновление.
Основными требованиями к информированию заявителей о государственной услуге являются:
а) актуальность;
б) своевременность;
в) четкость изложения информации;
г) полнота консультирования;
д) наглядность форм подачи материала;
е) удобство и доступность.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.	Наименование государственной услуги

 Государственная услуга «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей».

2.2.	Наименование исполнительного органа государственной власти Воронежской области, непосредственно предоставляющего
государственную услугу

Государственная услуга предоставляется департаментом имущественных и земельных отношений Воронежской области.
Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный правительством Воронежской области.

2.3. Результат  предоставления государственной услуги 

Результатом  предоставления государственной услуги является:
  2.3.1. Выдача копии приказа департамента о предварительном согласовании места размещения объекта, о предоставлении земельного участка в собственность или аренду, или постоянное (бессрочное) пользование, или безвозмездное срочное пользование, или о предоставлении права ограниченного пользования соседними участками (сервитуты);
2.3.2. Выдача копии договора аренды земельного участка (части земельного участка), дополнительных соглашений к нему; 
2.3.3. Выдача копии договора купли-продажи земельного участка, дополнительных соглашений к нему; 
2.3.4. Выдача копии договора купли-продажи права на заключение договора аренды земельного участка, дополнительных соглашений к нему;
2.3.5. Выдача копии договора безвозмездного срочного пользования земельным участком, дополнительных соглашений к нему;
2.3.6. Выдача копии соглашения об установлении частного сервитута, дополнительных соглашений к нему;
2.3.7. Отказ в выдаче запрашиваемых копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей;
2.3.8. Уведомление об отсутствии запрашиваемых копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги

2.4.1. Срок предоставления государственной услуги, включая выдачу (направление) документов, не может превышать тридцати календарных дней с момента регистрации отделом документационного обеспечения и кадровой работы департамента (далее – канцелярия) письменного запроса заявителя. 
2.4.2. Руководитель департамента или уполномоченное на то должностное лицо вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения запросов заявителей.

2.5. Правовые основания предоставления государственной услуги

       Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.// «Российская газета», 1993, 25 декабря;
- Земельным кодексом Российской Федерации// «Собрание законодательства Российской Федерации», 29.10.2001, № 44, ст. 4147;
        - Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»// «Собрание законодательства Российской Федерации», 02.08.2010, № 31, ст. 4179;
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»// «Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 19, ст.2060;
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»// «Собрание законодательства Российской Федерации», 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// «Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, № 43, ст. 4169;
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679  «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных функций (предоставления государственных услуг)»// «Собрание законодательства Российской Федерации», 2005, № 47, ст.4933;
- Уставом Воронежской области от 07.06.2006 г. // «Коммуна», 2006, 10 июня;
- Законом Воронежской области от 19.10.2009 № 125-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращения в органы государственной власти Воронежской области»// «Молодой Коммунар», 2009, 22 октября;
- Указом губернатора Воронежской области от 27.05.2011 № 214-у «Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области»// «Молодой коммунар», № 60, 2011, 07 июня;
        - Постановлением правительства Воронежской области от 08.05.2009 № 365 «Об утверждении Положения о департаменте имущественных и земельных отношений Воронежской области»// «Молодой Коммунар», 2009, 14 мая;
- Постановлением правительства Воронежской области от 29.10.2010 № 916 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению государственных услуг исполнительными органами государственной власти Воронежской области»// «Молодой коммунар», № 126, 2010, 11 ноября.

2.6.	Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1.	Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя, направленный в департамент:
- в письменном виде по почте;
- электронной почтой;
- на официальный Интернет-сайт департамента в форме электронного документа;
- лично заявителем или его представителем, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения ему заявителем в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от его имени.
2.6.2. Для получения государственной услуги заявители представляют в департамент письменное заявление в свободной форме, содержащее:
для юридических лиц (примерный образец заявления указан в приложении 3 к настоящему административному регламенту):
- наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- полное наименование юридического лица - заявителя;
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) руководителя юридического лица;
- почтовый адрес заявителя;
- суть запроса;
- подпись руководителя юридического лица;
для физических лиц (примерный образец заявления указан в приложении 4 к настоящему административному регламенту):
- наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
- почтовый адрес заявителя;
- суть запроса;
- личная подпись.
Контактный телефон является дополнительной информацией, предоставляется заявителем по желанию.
2.6.3. К заявлению должны быть приложены следующие документы:
для юридических лиц:
- документы, подтверждающие легитимность полномочий руководителя и лица, подписавшего обращение организации-заявителя;
- документы, подтверждающие правопреемство организации (при необходимости);
- копия документа, удостоверяющего личность представителя, и копия документа, удостоверяющего права (полномочия) представителя;
для физических лиц:
- копия документа, удостоверяющего личность, и в случае необходимости доверенность, подтверждающая полномочия на действия от имени физического лица.
2.6.4. В заявлении, поступившем в департамент в форме электронного документа, заявитель в обязательном порядке указывает следующие данные:
- для юридических лиц - наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, полное наименование юридического лица – заявителя, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) руководителя юридического лица, почтовый адрес заявителя, излагает суть запроса.
- для физических лиц - наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (департамент), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес заявителя, излагает суть запроса.
2.6.5. К заявлению, поступившему в департамент в форме электронного документа, заявитель должен приложить указанные в  п. 2.6.3. документы в электронной форме либо направить документы или их копии в письменной форме.
2.6.6. Требовать от заявителя представления документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом, не допускается.
2.6.7. В заявлении о предоставлении государственной услуги также указывается способ получения запрашиваемых документов (по почте либо заявителем лично). 
В случае отсутствия в заявлении указания на способ получения копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей,  они направляются посредством почтового отправления.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не имеется. Заявление, поступившее в департамент, подлежит обязательному приему, регистрации и учету.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований 
для отказа в предоставлении государственной услуги

2.8.1. Решение об отказе в выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, может быть принято по следующим основаниям:
а) Отсутствие запрашиваемых документов в департаменте;
б) Обращение ненадлежащего заявителя (отсутствие права у заявителя на требуемый им запрашиваемый документ);
в) Отсутствие в заявлении информации, указанной в пунктах 2.6.2. или 2.6.4. настоящего административного регламента, в т.ч. необходимых сведений для проведения поисковой работы по документам архива департамента;
г) Отсутствие документов, указанных в пункте 2.6.3 настоящего административного регламента;
д) Если текст запроса не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия (название юридического лица) и почтовый адрес поддаются прочтению;
е) Заявление содержат ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
       В случае устранения нарушений, указанных в пункте 2.8.1., заявитель вправе обратиться повторно за предоставлением государственной услуги.
2.8.2. Отказ в выдаче копий запрашиваемых архивных документов должен быть мотивированным и по возможности содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении 
государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами 
Воронежской области

  Предоставление государственной услуги в департаменте осуществляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди
при подаче запроса о предоставлении государственной услуги
и при получении результата предоставления государственной услуги

     Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.
 
2.11. Срок регистрации заявления заявителя о предоставлении государственной услуги
 
   Поступившие в канцелярию заявления регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в департамент с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ).
 
2.12.	Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.12.1. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование парковочных мест, доступных мест общественного пользования (туалетов).
2.12.2. Для ожидания приема заявителями, заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками),  для возможности оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой, ручками.
2.12.3. Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, обеспечивается телефонной связью, копировальной техникой.
2.12.4. Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами, на которых размещается следующая информация:
1) номера кабинетов, где осуществляется прием запросов и устное информирование заявителей; 
2) фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием запросов и устное информирование заявителей;
3) адрес официального сайта департамента;
4) номера телефонов для справок, факсов, адреса электронной почты департамента. 
2.12.5. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.
2.12.6. Самостоятельная передача заявителями запросов в департамент осуществляется по адресу:
г. Воронеж,  пл. им. Ленина, д. 12.
Проезд: до остановки «Кинотеатр «Спартак» или «Кольцовский сквер».
График приема запросов в канцелярии департамента: понедельник, вторник, среда, четверг – с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 18.00, пятница – с 9.00 до 13.00 и с 13.45 до 16.45.
2.12.7. Контактные телефоны, телефоны для справок:
262-98-01 – канцелярия департамента по общим вопросам, 
262-98-08 –  канцелярия департамента по вопросам земельных отношений,
255-35-48 – приемная департамента.
2.12.8. Письменное заявление с доставкой по почте направляется по почтовому адресу департамента: 394006, г. Воронеж,  пл. им. Ленина, д. 12.
  2.12.9. Обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты департамента: dizo@govvrn.ru.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.13.1 Показателями оценки доступности государственной услуги являются:
а) транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;
б) обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга;
в) обеспечение возможности направления запроса в департамент по электронной почте;
г) размещение информации о порядке предоставления государственной услуги в едином портале государственных и муниципальных услуг;
д) обеспечение предоставления государственной услуги с использованием возможностей единого портала государственных и муниципальных услуг;
е) размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном сайте департамента.
2.13.2. Показателями оценки качества предоставления государственной услуги являются:
а) соблюдение срока предоставления государственной услуги;
б) соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении государственной услуги;
в) отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения или действия (бездействие) должностных лиц, принятые или осуществленные ими при предоставлении государственной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления государственной услуги в электронной форме

2.14.1. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте департамента, а также на едином портале государственных и муниципальных услуг.
2.14.2. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте департамента, а также на едином портале государственных и муниципальных услуг текста Административного регламента в электронном виде.
2.14.3. Обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственной услуги представлять запросы и при необходимости иные документы в электронном виде с использованием официального сайта департамента.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур по предоставлению государственной услуги, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия (процедуры):
- прием и первичная обработка заявлений о предоставлении государственной услуги;
- регистрация поступивших заявлений о предоставлении государственной услуги;
- постановка заявлений о предоставлении государственной услуги на контроль;
- направление заявлений о предоставлении государственной услуги на рассмотрение руководителю департамента, либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива департамента; 
- рассмотрение и исполнение заявлений о предоставлении государственной услуги в департаменте;
- выдача или отправка копий архивных документов или отказов в предоставлении государственной услуги заявителю;
- представление справочной информации о ходе предоставления государственной услуги.
Блок-схема последовательности проведения административных процедур при предоставлении государственной услуги приводится в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.

3.1. Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием регионального портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области 

Заявителю предоставляется возможность получения информации о порядке предоставления государственной услуги на Едином портале государственных услуг Российской Федерации, Портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, на сайте Департамента.
Состав сведений о государственной услуге, размещаемых в указанных информационных системах, определен п.1.3.6 настоящего административного регламента (подраздел «Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги»).
С использованием Портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области заявителю предоставляется возможность направления запроса о предоставлении государственной услуги (обращения) и документов, необходимых для ее предоставления в электронной форме.
Для подачи запроса о предоставлении государственной услуги заявителю необходимо на Портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области в соответствующем разделе заполнить электронную форму, выбрать исполнительный орган государственной власти (Департамент имущественных и земельных отношений Воронежской области).
Заявитель может прикрепить к своему запросу необходимые документы в электронной форме.
Отправка запроса производится путем нажатия кнопки «Отправить». 
Заявитель информируется о выполнении запроса о ходе предоставления государственной услуги посредством направления электронного уведомления или уведомления, направляемого по почте.
Результат предоставления государственной услуги может быть получен заявителем или уполномоченными представителем лично либо выслан почтовым отправлением заказным с уведомлением.

3.2. Прием и первичная обработка заявлений о предоставлении государственной услуги

3.2.1. Юридическим фактом для начала исполнения административной процедуры является поступление заявления физического или юридического лица в департамент.
3.2.2. Заявление может поступить одним из следующих способов:
- почтовым отправлением;
- по электронной почте;
- при личном обращении;
- по Интернету.
3.2.3. Прием и первичная обработка заявлений осуществляется в  канцелярии.
3.2.4. При личном обращении заявителя о предоставлении государственной услуги с документами, указанными в пункте 2.6.3. настоящего административного регламента, сотрудник канцелярии, осуществляющий прием:
- устанавливает личность заявителя;
- изучает содержание заявления;
- определяет степень полноты информации, содержащейся в заявлении, необходимой для его исполнения;
- устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации.
По просьбе заявителя на копии заявления о предоставлении государственной услуги, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема заявления и телефона для справок.
3.2.5. Прием и первичная обработка заявлений, поступивших по почте, осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время и состоит из проверки правильности доставки и целостности конвертов и документов.
При вскрытии конвертов проверяется правильность, полнота и целостность вложенных документов.
Конверты от поступающих писем уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.
 3.2.6. Заявления, поступившие:
- по электронной почте - принимаются в канцелярии и передаются  на регистрацию; 
- на официальный сайт департамента по сети Интернет - принимаются специалистами отдела реестров и информационного учета государственного имущества департамента, распечатываются и передаются в канцелярию на регистрацию.
3.2.7. Результатом административного действия является прием и первичная обработка заявления, передача заявления на регистрацию. 
3.2.8. Максимальный срок выполнения административного действия – 1 рабочий день.

3.3. Регистрация поступивших заявлений о предоставлении услуги

3.3.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является передача заявления сотруднику канцелярии, ответственному за регистрацию. Поступившие в канцелярию заявления регистрируются в течение 3 дней с момента поступления в департамент с использованием АС ДОУ.
3.3.2. Специалист, ответственный за регистрацию обращений в регистрационной карточке АС ДОУ указывает:
- автора заявления (в именительном падеже) и его адрес;
- исходящий номер и дату заявления;
- дату предоставления заявления; 
- контрольный срок исполнения;
- содержание запроса;
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп «Департамент» с указанием присвоенного заявлению регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом заявления, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Дата поступления запроса является началом отсчета срока исполнения поступившего документа.
3.3.3. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация заявления в информационной системе АС ДОУ с присвоением входящего номера заявлению и подготовка заявления к передаче на рассмотрение.
3.3.4. Максимальный срок выполнения административного действия – не более 3 рабочих дней с момента поступления заявления.

3.4. Постановка заявлений о предоставлении государственной 
услуги  на контроль

3.4.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является присвоение входящего номера заявлению. В департаменте заявления о предоставлении государственной услуги ставятся на контроль сразу при осуществлении регистрации поступивших заявлений. 
3.4.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений о предоставлении государственной услуги осуществляется канцелярией.
3.4.3. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение заявлений о предоставлении государственной услуги возлагается на исполнителей данных заявлений.
3.4.4. Результатом выполнения административной процедуры является соответствующая отметка о контрольном сроке в АС ДОУ при регистрации заявления специалистом канцелярии.
3.4.5. Максимальный срок выполнения административного действия – 1 рабочий день.

3.5. Направление заявлений о предоставлении государственной услуги  на рассмотрение руководителю департамента либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива департамента

3.5.1. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является окончание регистрации заявления и постановка на контроль. После регистрации в канцелярии департамента поступившее заявление для подготовки поручений направляются специалистом канцелярии непосредственно руководителю департамента либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива.
3.5.2. Специалист канцелярии направляет заявление на рассмотрение руководителю департамента или заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива, в день регистрации (если регистрация осуществлена до 16.00) или на следующий рабочий день.
3.5.3. Руководитель департамента либо заместитель руководителя департамента, курирующий работу архива, рассматривает заявление в день передачи ему зарегистрированного документа или на следующий рабочий день для определения исполнителя и поручения.
3.5.4. Поручение оформляется на бланке установленной формы, подписываются соответствующим должностным лицом, рассматривавшим обращение.
3.5.5. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения. В этом случае специалист канцелярии организует изготовление копий поручения и заявления и направление их каждому исполнителю. 
3.5.6. Направление заявлений с подписанным поручением на исполнение  начальникам отделов осуществляет специалист канцелярии в день возвращения документа с рассмотрения руководством департамента либо на следующий рабочий день.
3.5.7. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированных заявлений начальникам отделов департамента, определенным в поручении руководителя или заместителя руководителя департамента как исполнители данных заявлений.
3.5.8. Максимальный срок выполнения административного действия – 3 рабочих дня.

3.6. Рассмотрение и исполнение заявлений о предоставлении государственной услуги  в департаменте

3.6.1. Юридическим фактом для начала исполнения административной процедуры является передача заявления начальнику отдела, который будет осуществлять исполнение документа. 
3.6.2. Поступившие в департамент заявления о предоставлении государственной услуги  рассматриваются в срок не более 30 дней со дня регистрации в канцелярии.
3.6.3. Начальник отдела определяет ответственного исполнителя, который, получив заявление о выдаче копии запрашиваемого документа, осуществляет подготовку копии документа либо мотивированный отказ заявителю.
3.6.4. При подготовке копии документа исполнитель:
- снимает копию с подлинника экземпляра документа;
- оформляет заверительную надпись, подтверждающую идентичность подлиннику выданных копий. Заверительная надпись "КОПИЯ ВЕРНА" проставляется ниже реквизита подлинника документа "Подпись" и составляется по форме:
    Копия верна
    Указание должности
    уполномоченного лица
    _____________________  ________________
          Расшифровка подписи               Подпись
Дата заверения копии:________________
На подписи должностного уполномоченного лица проставляется гербовая печать департамента.
3.6.5. Если копия занимает более одного листа, все листы скрепляются (прошиваются), нумеруются и на месте скрепления делается заверительная надпись с указанием количества прошитых и пронумерованных листов с указанием должности исполнителя, даты, ставится печать департамента «Для документов».
3.6.6. Сопроводительное письмо, подготовленное исполнителем, и копии документов, подтверждающих право на владение землей, заверенные заместителем руководителя, курирующим архив, либо мотивированный отказ передается в канцелярию, но не позднее, чем за один день до истечения установленного для подготовки документа срока.
Специалист канцелярии регистрирует в базе исходящих документов сопроводительное письмо либо мотивированный отказ, фиксирует фактическое исполнение заявления в АС ДОУ.
3.6.7. Результатом выполнения административной процедуры является отметка в АС ДОУ о фактическом исполнении заявления.

3.7. Выдача или отправка копий архивных документов или отказов в предоставлении государственной услуги заявителю.

3.7.1. Подготовленные заверенные копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей, выдаются заявителю при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной копии расписывается на заявлении с указанием даты получения документа.
3.7.2. Сопроводительные письма с заверенными копиями архивных документов, подтверждающих право на владение землей, могут направляться заказным почтовым отправлением с уведомлением. Ответы на заявления с мотивированным отказом в предоставлении государственной услуги могут выдаваться лично заявителю или уполномоченному представителю либо высылаться простым почтовым отправлением.
3.7.3. После выдачи архивных копий, сопроводительных писем или мотивированных отказов специалист канцелярии делает отметки о выдаче запрашиваемых документов в карточке заявителя в АС ДОУ, а заявление определяет «в дело». Срок хранения заявлений о предоставлении государственной услуги, как и других обращений в адрес департамента, составляет 5 лет.

3.8. Представление справочной информации о ходе предоставления государственной услуги

3.8.1. В любое время с момента регистрации заявления заявитель имеет право получить справочную информацию о ходе выполнения государственной услуги.
3.8.2. Справочную работу по предоставлению государственной услуги ведет канцелярия департамента.
Справки представляются по следующим вопросам:
- о получении заявления и направлении его на рассмотрение и исполнение в отделы департамента;
- о результатах рассмотрения заявления.
3.8.3. Звонки от заявителей по вопросу получения справки о предоставлении государственной услуги принимаются по телефону 262-98-08,  ежедневно с 9.00 до 18.00, в пятницу с 9.00 до 16.45 кроме выходных и праздничных дней.
При получении запроса по телефону специалист канцелярии департамента:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом заявителю перезвонить начальнику отдела, в который передано на исполнение данное обращение;
- к назначенному сроку ответственный исполнитель подготавливает ответ.
3.8.4. Результатом выполнения административной процедуры является  информирование гражданина при личном обращении или по справочному телефону по существу обращения в устной форме.
3.8.5. Максимальный срок выполнения административного действия – 15 минут.

4. Формы контроля 
за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к  предоставлению государственной услуги, а также принятия решений ответственными должностными лицами.
4.1.1. Текущий контроль за полнотой и качеством исполнения должностными лицами государственной услуги осуществляется руководителем, а также государственными гражданскими служащими, ответственными за организацию контроля сроков исполнения входящих в департамент документов, на основании сведений, регулярно получаемых от исполнителей, а также анализа соответствующих регистрационно-контрольных форм и электронной базы данных.
4.1.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению  государственной услуги, осуществляется канцелярией.
4.2. Порядок  и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок  полноты и качества предоставления государственной услуги.
Плановые и внеплановые проверки соблюдения и предоставления государственными служащими и должностными лицами департамента государственной услуги осуществляются руководителем, заместителем руководителя департамента, курирующим работу архива. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением той или иной административной процедуры (тематические проверки). Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Периодичность осуществления проверок устанавливается руководителем департамента, но не реже чем один раз в квартал.
4.3. Ответственность государственных гражданских служащих и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.
За нарушение положений административного регламента государственные служащие  и иные должностные лица могут привлекаться к ответственности  в соответствии с действующим законодательством. 
4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан,  их объединений и организаций.   
Контроль за предоставлением государственной  услуги могут осуществлять заявители, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в материалах по заявлению не содержатся сведения, составляющие государственную  или иную охраняемую федеральным законом тайну. 

5. Порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

5.1. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия), принятых и осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги в досудебном порядке.
5.2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения:
- должностных лиц департамента – руководителю департамента;
- руководителя департамента, в том числе в связи с непринятием  мер, основанных на законодательстве Российской Федерации и Воронежской области, в отношении действий (бездействия) и решений должностных лиц департамента – в правительство Воронежской области.
5.3. Заявители имеют право обратиться устно при личном приеме руководителем департамента или лицом, им уполномоченным, направить письменное обращение или электронное обращение.
Заявитель может устно сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях (бездействии) работников департамента, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики.
В случае, если изложенная в устном обращении жалоба и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов в сроки, установленные п. 5.7 данного административного регламента.
5.4. В письменной жалобе заявитель указывает данные, указанные в п. 2.6.2. настоящего административного регламента. Если жалоба направлена в форме электронного документа заявитель указывает данные, указанные в п. 2.6.4.  настоящего административного регламента.
Контактный телефон является дополнительной информацией и представляется по желанию заявителя.
5.5. Дополнительно в письменной жалобе могут быть указаны:
наименование должности, фамилия, имя и отчество специалиста, решение, действие (бездействие) которого обжалуется (при наличии информации); иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.7. Письменная жалоба должна быть написана разборчивым подчерком или печатным текстом по выбору заявителя. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней с момента ее регистрации.
5.8. Оснований для отказа в рассмотрении жалобы не имеется.
5.9. Результатом рассмотрения жалобы в досудебном порядке является принятое решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении с обоснованием отказа.

	Приложение № 1
к административному регламенту департамента
имущественных и земельных отношений
Воронежской области по предоставлению государственной услуги
«Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

Блок-схема последовательности проведения административных процедур при предоставлении государственной услуги 

постановка заявлений о предоставлении государственной услуги 
на контроль

обращение заявителя

почтовым отправлением

по электронной почте

при личном обращении

прием и первичная обработка заявлений о предоставлении государственной услуги

регистрация поступивших заявлений о предоставлении государственной услуги

направление заявлений о предоставлении государственной услуги на рассмотрение руководителю департамента, либо заместителю руководителя департамента, курирующему работу архива департамента

рассмотрение и исполнение заявлений о предоставлении государственной услуги 
в департаменте

подготовка и заверение копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей

подготовка мотивированного отказа в предоставлении государственной услуги

выдача или отправка копий архивных документов или отказов в предоставлении государственной услуги заявителю

по Интернету

предоставление справочной информации о ходе предоставления государственной услуги

                                                                                          
	Приложение № 2
к административному регламенту департамента
имущественных и земельных отношений
Воронежской области по предоставлению государственной услуги
«Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

 
Сведения о местонахождении департамента:
394006,  г. Воронеж, пл. им. Ленина, 12

График работы: 
понедельник, вторник, среда, четверг –  с 9.00 до 18.00,
пятница                                                   –  с 9.00 до 16.45,
перерыв                                                   –  с 13.00 до 13.45.

Контактные телефоны, телефоны для справок:
262-98-01 – канцелярия департамента по общим вопросам 
262-98-08–  канцелярия департамента по вопросам земельных отношений
255-35-48 – приемная департамента

Электронный адрес: dizo@govvrn.ru

Официальный Интернет-сайт департамента: (www.dizovo.ru)

                                                                                     
	Приложение № 3
к административному регламенту департамента
имущественных и земельных отношений
Воронежской области по предоставлению государственной услуги
«Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

Примерный образец заявления на получение государственной услуги 
для юридических лиц

на бланке 
юридического лица
	Руководителю департамента имущественных и земельных отношений Воронежской области
________________________________
(Ф.И.О.)
     Заявителя
_______________________________
________________________________	

Заявление

Прошу предоставить заверенную копию _______________________________
								              (наименование документа)
для ______________________________________________________________.

________________________        _____________________	   ____________________
(наименование должности)                   (подпись руководителя или                    (расшифровка подписи)
                                                                      уполномоченного лица)

МП                                                                                 «____» ___________ 20___г.

	Приложение № 4
к административному регламенту департамента
имущественных и земельных отношений
Воронежской области по предоставлению государственной услуги
«Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

Примерный образец заявления на получение государственной услуги
для физического лица

	Руководителю департамента имущественных и земельных отношений Воронежской области
________________________________
(Ф.И.О.)
     Заявителя
_______________________________
________________________________	

Заявление
              Прошу предоставить заверенную копию _______________________
                          (наименование документа)
для ______________________________________________________________.

_____________________			_________________________________
 (подпись заявителя)				         (фамилия, имя, отчество заявителя)

«____» ___________ 20___г.